Privacyverklaring

Korfbalvereniging OJC ‘98 is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

  1. Welke persoonsgegevens verwerkt OJC ’98?

OJC ‘98 kan persoonsgegevens verwerken, doordat personen gebruik maken van de diensten van OJC ‘98 en/of omdat personen deze gegevens hebben verstrekt aan OJC ’98 door het invullen van een inschrijfformulier voor lidmaatschap of een contactformulier op de website van OJC ‘98. OJC ’98 verwerkt de volgende persoonsgegevens:

 

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • KNKV-relatienummer
  • Beveiligingsbeelden

 

OJC ’98 verwerkt daarnaast de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

 

  • Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
  • Foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn

 

OJC ’98 verwerkt geen gegevens van leden jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd. Ook verwerkt OJC ’98 geen foto’s en video’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn zonder toestemming.

 

  1. Van welke personen verwerkt OJC ’98 persoonsgegevens?

OJC ’98 verwerkt persoonsgegevens van de volgende personen:

 

  • Leden
  • Ouders
  • Oud-leden
  • Vrijwilligers
  • Relaties

 

  1. Welke verwerkingen verricht OJC ’98?

OJC ’98 verwerkt persoonsgegevens op de volgende manieren:

 

  • In- en uitschrijven van leden bij de vereniging
  • Aan- en afmelden van leden bij de KNKV
  • Opstellen en up-to-date houden van ledenlijst
  • Heffen van contributie
  • Versturen van verenigingsmails
  • Maken van rijlijsten
  • Verspreiden van verenigingsinformatie via website en (sociale) media
  • Versturen van verjaardagskaarten naar jeugdleden
  • Maken en publiceren van foto’s en video’s
  • Inschrijven van leden voor activiteiten
  • Maken van beveiligingsbeelden in en nabij het clubgebouw

 

  1. Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerkt OJC ’98 persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens zoals hierboven beschreven is noodzakelijk voor het bereiken van de (statutaire) doelen van de vereniging en het functioneren van de vereniging. OJC ’98 verwerkt persoonsgegevens enkel voor de volgende doeleinden:

 

  • Uitvoeren van overeenkomsten (waaronder begrepen lidmaatschap van de vereniging)
  • Uitvoeren van onze dienstverlening
  • Verspreiden van verenigingsinformatie
  • Heffen van contributiegelden
  • Maken van teamindelingen
  • Organiseren van activiteiten
  • Wedstrijden spelen in competities van de KNKV
  • Opnemen van contact op verzoek of indien noodzakelijk
  • Informeren over wijzigingen van diensten en producten

 

  1. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens geschiedt door uitsluitend de volgende personen en verenigingsorganen:

 

  • Bestuur
  • Ledenadministratie
  • (Jeugd) Technische Commissie
  • (Jeugd) Activiteiten Commissie
  • Vrijwilligerscommissie
  • Ledenwervingscommissie
  • Wedstrijdsecretariaat
  • Vertrouwenspersoon
  • Beheerder website en sociale media
  • Beheerder van de verjaardagskalender
  • Makers van de verenigingsmails

 

Alle verwerkers zijn gehouden tot zorgvuldige verwerking en bescherming van persoonsgegevens.

 

  1. Geautomatiseerde besluitvorming

OJC ‘98 neemt nooit besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen (kunnen) hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Hiermee worden bedoeld besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een natuurlijk persoon (bijvoorbeeld een vrijwilliger van OJC ‘98) naar kijkt. OJC ’98 gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Snelstart en SportLink.

 

  1. Waar bewaart OJC ’98 persoonsgegevens?

OJC ’98 bewaart persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. De ledenadministratie beheert en bewaart de verzamelde persoonsgegevens.

 

  1. Hoe lang bewaart OJC ’98 persoonsgegevens?

OJC ‘98 bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. OJC ’98 bewaart geen persoonsgegevens indien er geen overeenkomst (waaronder begrepen een lidmaatschap van de vereniging) tot stand komt. Indien wel een overeenkomst (waaronder begrepen een lidmaatschap van de vereniging) tot stand is gekomen, worden persoonsgegevens na beëindiging van de overeenkomst in kwestie binnen één jaar gearchiveerd. OJC ’98 hanteert de volgende bewaartermijnen voor de verschillende (categorieën) van persoonsgegevens:

 

  • Voor- en achternaam: 1 jaar àarchief
  • Geslacht: 1 jaar àarchief
  • Geboortedatum: 1 jaar àarchief
  • Adresgegevens: 1 jaar àarchief
  • Telefoonnummer: 1 jaar àarchief
  • E-mailadres: 1 jaar àarchief
  • Bankrekeningnummer: 1 jaar
  • KNKV-relatienummer: 1 jaar
  • Beveiligingsbeelden: 4 weken
  • Foto’s en video’s: geen maximale bewaartermijn

 

  1. Deelt OJC ’98 persoonsgegevens met derden?

OJC ‘98 verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden (waaronder het KNKV en de gemeente Tilburg) indien en voor zover dit nodig is voor het bereiken van de onder 4 genoemde doelen, voor de uitvoering van een overeenkomst met haar leden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Indien persoonsgegevens worden gedeeld met derden, wordt tussen OJC ’98 en de derde in kwestie een verwerkingsovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens.

 

 

  1. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen?

Alle personen waarvan OJC ’98 persoonsgegevens verwerkt hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Daarnaast hebben personen het recht om hun eventuele toestemming voor de persoonsgegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door OJC ’98. Een verzoek tot inzage, wijziging of verwijdering van uw persoonsgegevens, een verzoek tot intrekking van toestemming of een bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar ojc98@ojc98.nlt.a.v. de ledenadministratie. OJC ’98 zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op verzoeken reageren.

 

  1. Klacht indienen?

OJC ‘98 neemt de bescherming van persoonsgegevens extreem serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Indien personen het idee hebben dat hun gegevens toch niet goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn van misbruik, kunnen zij contact opnemen met het bestuur via ojc98@ojc98.nl. Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen daarnaast worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 

  1. Aanpassen privacyverklaring

OJC ’98 behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op de website van OJC ’98 worden gepubliceerd.

 

Laatste update: 22 oktober 2018

Reacties gesloten.